Vou compartilhar com você minha jornada na administração de um dos meus apartamentos em São Paulo. Eu recebi mais de 35 hóspedes em apenas um ano, tudo sem nunca ter precisado aparecer fisicamente no imóvel.

Um item é indispensável: uma pessoa (ou duas) de confiança

Administrar um imóvel de locação por temporada a distância é uma tarefa que demanda muita tecnologia, mas também exige algo que é insubstituível: uma pessoa de confiança para cuidar da limpeza e deixar o imóvel impecável para o próximo hóspede.

Sabe aquela sensação de paz que a gente sente quando entra em um lugar limpo e cheiroso? É isso que você quer proporcionar aos seus hóspedes. E para isso, é essencial ter alguém que se dedique a manter o seu imóvel sempre pronto para receber as pessoas.

Claro, ter duas pessoas é ainda melhor. Afinal, imprevistos acontecem e você não quer ficar na mão caso uma delas não esteja disponível.

Infelizmente, ainda não temos um robô mágico que faça toda a limpeza e deixe tudo perfeito com um simples apertar de botão. Mas com a ajuda de pessoas de confiança e tecnologia, é possível administrar um imóvel no Airbnb a distância com tranquilidade e sucesso.

Roupa de cama em quantidade (e qualidade)

Cuidar da roupa de cama é um dos pontos fundamentais para conseguir administrar um imóvel no Airbnb a distância. Nós sabemos que a estadia dos hóspedes pode durar alguns dias, então é importante ter sempre jogos de roupa de cama e toalhas limpos e prontos para uso.

Nós optamos por utilizar três jogos, garantindo que sempre haja um jogo limpo e devidamente higienizado para o próximo hóspede. E caso não haja tempo para lavar as roupas de cama no próprio apartamento, a faxineira de confiança se encarrega de levá-las até uma lavanderia próxima.

Mas para otimizar o tempo e agregar valor à diária do hóspede, investimos em uma lava-seca no apartamento. Isso facilita muito o trabalho da faxineira e ainda pode ser um diferencial importante na hora de escolher um imóvel para a hospedagem. Inclusive, já tivemos reservas mais longas graças a esse benefício.

Acredite, cuidar da roupa de cama pode ser um grande desafio, mas quando bem administrado, pode fazer toda a diferença na qualidade da hospedagem.

Crie processos para assegurar qualidade e consistência

Excelente! Você já tem uma pessoa de confiança para cuidar da limpeza e logística de roupa de cama, mas como ter certeza de que essa pessoa fará tudo conforme desejado e entregará um imóvel de qualidade para os hóspedes?

Eu te entendo, é por isso que criei processos para assegurar qualidade e consistência. Adotei um checklist rigoroso que a faxineira deve seguir em cada troca de hóspede. Mas não para por aí! Também adotei um bônus ($$$) para incentivá-la a fazer um trabalho excepcional.

E sabe o que é melhor? Esse bônus tem feito toda a diferença! Sempre que um hóspede deixa uma avaliação 5 estrelas para a limpeza, eu pago um bônus para a faxineira. E não é à toa, ela se esforça ao máximo para garantir que não haja nenhum pelinho sequer no lençol branco da cama. É gratificante ver como um processo simples pode garantir uma experiência excepcional para os hóspedes.

Use tecnologia para automatizar (e economizar tempo)

Agora chegou a hora de automatizar o processo de check-in e check-out no apartamento. É uma etapa importante para garantir que tudo ocorra sem problemas e que os hóspedes tenham uma ótima experiência desde o momento em que chegam até a hora de partir.

Se você possui um apartamento em um prédio, há duas opções: (1) você pode se adaptar aos procedimentos existentes para entrada e saída de pessoas, ou (2) pode sugerir algumas mudanças e ver se o prédio se adapta às suas necessidades.

No caso desse apartamento, é bastante simples. Eu envio uma autorização por email para o zelador com os dados de quem vai acessar o apartamento e em quais datas. O zelador imprime a autorização e a deixa na portaria. A única desvantagem é que você precisa de um intermediário (nesse caso, o zelador). No entanto, eu conheço prédios que já possuem aplicativos que permitem que você faça tudo isso pelo celular, o que facilita muito a vida.

Fechadura eletrônica

Que maravilha, agora vamos automatizar a entrada e saída dos hóspedes no apartamento! É simples, basta colocar uma fechadura eletrônica e pronto, o hóspede poderá acessar o imóvel sem precisar de uma chave. Existem muitas opções de fechaduras eletrônicas no mercado, mas eu optei por uma que foi um pouco mais cara, cerca de R$2.500,00, pois tem uma função que me ajuda muito: posso alterar a senha e datas de acesso de cada hóspede online, de forma simples e rápida. E para facilitar ainda mais a vida dos meus hóspedes e evitar esquecimentos, sempre utilizo os primeiros dígitos do celular do hóspede como senha da porta.

Claro, existem opções de fechaduras mais em conta, inclusive algumas que não são eletrônicas, mas com senha fixa. Embora essa opção possa não ser tão sofisticada, já é um passo importante para automatizar a entrada e saída dos hóspedes, o que garante uma experiência mais confortável e prática para todos.

Se antecipe a possíveis problemas

Eu também sempre busco me antecipar a alguns problemas que os hóspedes podem ter. Isso evita que eles fiquem entrando em contato e economiza tempo de ambos, hóspede e anfitrião.

Use vídeos para demonstrar processos

Pensa só em como é difícil explicar em palavras onde fica a vaga do apartamento em uma garagem gigante com quase 400 lugares. É uma tarefa praticamente impossível, né? Mas com um vídeo simples, é possível mostrar rapidinho a localização exata.

O mesmo vale para a fechadura eletrônica. Como nem todo mundo está acostumado a usar esse tipo de tecnologia, cada modelo funciona de um jeito diferente. Por isso, um vídeo pode facilitar muito a vida dos hóspedes na hora de acessar o apartamento.

Automação de mensagens no Airbnb

A automação de mensagens no Airbnb é simplesmente incrível! Com essa função, você não precisa se preocupar em enviar mensagens manualmente para cada hóspede.

Você pode programar mensagens automáticas para serem enviadas em datas específicas da reserva, como um lembrete sobre o check-in ou instruções para o check-out. É uma forma super eficiente de garantir que seus hóspedes recebam todas as informações necessárias e se sintam bem-vindos desde o início da reserva.

E o melhor de tudo é que você pode aproveitar essa funcionalidade sem precisar gastar muito tempo e esforço!

Bônus: serviços terceiros que facilitam a administração a distância

Quando se trata de administrar um imóvel a distância, algumas ferramentas podem ser verdadeiros salva-vidas. Em cidades grandes como São Paulo, aplicativos de entrega com serviços turbo podem ser uma mão na roda para resolver problemas inesperados dos hóspedes. Eu mesmo já presenciei a rapidez e eficiência desse tipo de serviço ao providenciar um abridor de vinhos para um hóspede em apenas 12 minutos!

No entanto, nem sempre é possível ter tudo o que queremos. No caso desse apartamento, por exemplo, o prédio não permitiu que eu colocasse uma câmera apontada para o hall, o que dificulta um pouco o controle da quantidade de hóspedes que entram e saem do imóvel. E, como não gosto de utilizar câmeras internas para preservar a privacidade dos hóspedes, nesse caso foi necessário abrir mão de ter a camera no apartamento.